Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) Schwerpunkt Assistenz und Sekretariat

• Durchführung allgemeiner Geschäftszimmerarbeiten, z. B. allgemeine Korrespondenz und Postverkehr, Telefondienst, Abrechnung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen, Führung und Überwachung der Terminverwaltung, Aktenverwaltung für die Institutsleitung
• Anlage und Pflege elektronischer Datenbanken (u.a. Akten- und Adressverwaltung)
• Dateneingabe in elektronische Formularsysteme für Anträge, Angebote und Skizzen (z.B. easy online)
• Übersetzung allgemeiner und verwaltungsbezogener Mitteilungen und interner Informationsschreiben ins Englische zur Weiterleitung an nicht- deutschsprachige Mitarbeiter*innen
• Bereitstellung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten für das Personalmanagement
• Administrative Begleitung der Planung und Durchführung von Besprechungen, Tagungen und Workshops; Online-Meetings Webex ansetzen
• Vorbereitung und Begleitung von Beschaffungen des laufenden Geschäftsbedarfs einschl. Rechnungsvorbereitung (Kontierung)
• Vorbereitung der Dokumentationen für externe Prüfer
• Organisation der Abläufe des Geschäftszimmers

Ihr fachliches Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement mit der Wahlqualifikation ‚Assistenz und Sekretariat‘ oder vergleichbare 3-jährige
• kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in Sekretariaten/Geschäftszimmern, bevorzugt in wissenschaftlichen Einrichtungen, erwünscht
• professioneller und versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse im Umgang mit elektronischer Datenerfassung und online Kommunikationssystemen

Ihr persönliches Anforderungsprofil:

• sehr gewissenhafte, selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte
• Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Flexibilität und Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit
• Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• ein souveränes und sicheres Auftreten
• die Bereitschaft zu Fort- und Weiterbildung

• Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes, unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z. B. betriebliche Altersvorsorge, Jahreseinmalzahlung, vermögenswirksame Leistungen) bei Erfüllung der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 5 TVöD
• Verantwortung und Sinnstiftung: verantwortungsvolle Arbeit in einem engagierten Team, Einbindung in ein dynamisches, interdisziplinär arbeitendes Forschungsinstitut und Nähe zu aktuellen politik- und praxisrelevanten Themen
• Flexibilität und Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle sowie grundsätzliche Möglichkeit des mobilen Arbeitens und der Telearbeit, zertifizierter Arbeitgeber Audit berufundfamilie mit vielfältigen Angeboten zur Vereinbarkeit von Beruf und Lebensphasen
• Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich und individuelle Weiterentwicklung
• Gesundheit: Betriebliches Gesundheitsmanagement und Vorsorgeangebote
• Mobilität: JobTicket, ÖPNV Anbindung, kostenlose Parkplätze und die Möglichkeit der Nutzung von E-Ladesäulen

Das Thünen-Institut fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern

Das Thünen-Institut sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren besonders berücksichtigt.

Für Rückfragen steht Ihnen Prof. Dr. Jens Dauber (jens.dauber@thuenen.de) gerne zur Verfügung.

Bewerbungen mit tabellarischem Lebenslauf, Darstellung von Ausbildung und beruflichem Werdegang sowie relevante Zeugniskopien werden bis zum 18.07.2025 unter der Kennziffer „2025-118-BD“ elektronisch (als ein pdf-Dokument) erbeten an bd@thuenen.de.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!